Juhtimissüsteemi väljatöötamise, dokumenteerimise ja rakendamise üldised põhimõtted on:
- kasutamiseks valmis juhtimisesüsteemi pole võimalik osta, sest iga ettevõtte juhtimissüsteem erineb teise ettevõtte juhtimissüsteemist;
- juhtimissüsteemi kujunemine sõltub ettevõtte poliitikast ja eesmärkidest, tegevuse spetsiifikast, toote või teenuse liigist ja ettevõttele omastest praktilistest kogemustest;
- juhtimisüsteemi loomist määrab juhtkond korraldama oma esindaja (kvaliteedijuhi), kes on juhtimissüsteemi projekti valmimise juures nn võtmeisik;
- selleks, et kindlustada valminud juhtimissüsteemi vastavust, sertifitseerimisauditi edukust ja vältida hilisemaid ümbertegemiskulutusi, on juhtimissüsteemi kujundamisel ja kavandamisel, dokumenteerimisel ja organisatsioonis juurutamisel otstarbekas tellida ettevõtluse arendusfirma teenust ning kasutada pädeva konsultandi, dokumenteerija ja praktiliste kogemustega arendusjuhi abi;
- juhtimissüsteemi kujundamine organisatsioonis algab juhtimisstruktuuri tipust ja areneb allapoole kogu ettevõtte ulatuses;
- et töötada välja ettevõttele sobilik juhtimissüsteemi mudel, määratleb tippjuhtkond firma poliitika ja eesmärgid, vajalikud ohjatavad tegevused (protseduurid) ja ressursid ning on juhtimissüsteemi kujundamisega aktiivselt seotud;
- juhtimissüsteemi kujundamine ja valmimine võtab aega ning mõtekas on valida valdkond, mida tuleb eelisarendada ja kuhu kontsentreerida pingutusi;
- olulisi täiendavaid kulutusi on vajalik teha vaid sel juhul, kui senini puudub organisatsiooni süsteemis igasugune kord;
- juhtimissüsteemi ülesehitamisel on soovituslik kasutada ettevõttes juba olemasolevaid ja juhtkonna poolt heakskiidetud protseduure. Igas firmas on kasutusel protseduurid ja süsteemid, mida järgitakse kas täielikult või osaliselt ning korrigeerimisel saab neid aluseks võtta uue süsteemi kujundamisel;
- ettevõttes juurutatud juhtimissüsteemi tuleb regulaarselt edasi arendada (üldjuhul vastutab juhtimissüsteemi hooldamise, parendamise ja ajakohastamise eest kvaliteedijuht);
- ettevõttes rakendatud juhtimissüsteemi töökindlus ja efektiivsus saab kinnitust ja tuge vaid süsteemi kasutades.
Kui juhtimissüsteemi aktiivne kasutaja jõuab äratundmiseni, et süsteemi järgides on tal lihtsam oma igapäevaseid tööülesandeid täita, järgib ta vajalikke protseduurinõudeid järjest enam.
